Henkilötietojen käsittelyä koskevat ja evästeiden käytön periaatteet

Henkilötietojen suoja My City Hotelissa

Asiakkaidemme ja työntekijöidemme hyvinvointi on meille erittäin tärkeää. Keräämme asiakkaistamme vain niitä tietoja, joita tarvitsemme laista tulevien velvoitteiden ja parhaimman asiakaspalvellun vuoksi. Arvostamme suuresti ihmisten yksityisyyttä ja vakuutamme, että takaamme tietojen ehdottoman luottamuksellisuuden.

Käytämme tarvittavia teknisiä, fyysisiä ja organisaatiollisia turvatoimenpiteitä suojataksemme henkilötietojasi katoamiselta, levittämiseltä, häviämiseltä tai luvattomalta likipääsyltä.

Jos sinulla on kysymyksiä tietoturvaselosteesta, ota meihin yhteyttä: Killu Maidla, hotellin johtaja, killu@mycityhotel.ee

Mitä tietoja keräämme sinusta ja mistä saamme niitä?

Keräämme sinusta seuraavia tietoja:

• Asiakaskortin tiedot: nämä ovat matkailulaissa vaadittuja tietoja majoituslaitoksen asiakkaasta – asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, kansallisuus, osoite. Asiakkailta, jotka eivät ole EU:n kansalaisia, kysymme myös passitiedot.
• Majoituspalvelun tarjoamisaika ja huoneen numero
• Yhteystiedot: puhelinnumero, s-postiosoite
• Luottokortin tiedot: kortin numero, omistajan nimi, voimassaoloaika
• Turvakameran tallenteet – jos vierailet majoituslaitoksemme julkisissa tiloissa, joissa on turvallisuuden takaamiseksi video- tai muita elektronisia tai digitaalisia seurantajärjestelmiä tai -laitteita
• Tiedot henkilökohtaisista suosikeistasi (esim. huone parisängyllä, huone pihalle päin, huone korkeammassa/matalammassa kerroksessa)

Saamme yleensä tiedot suoraan sinulta, kun teet varauksen tai kyselyn sivustomme kautta tai kun otat yhteyttä hotelliin. Saamme tietoja asiakkaistamme myös yhteistyökumppaneiltamme, joiden kautta olet tehnyt tilauksesi.

Mihin tarvitsemme tietojasi?

Käytämme tietojasi tilaamasi majoitus- ja/tai muiden palvelujen tarjoamiseen (sopimuksen täyttämiseen) sekä toimintaamme säätelevien lakien meille säätämien velvoitteiden täyttämiseen.

Emme käytä tietojasi markkinointitarkoituksiin, jos emme ole kysyneet ja saaneet siihen erikseen lupaa.

• Asiakaskortin tiedot – meidän tulee matkailulain mukaan kysyä nämä tiedot. Tavoitteena on estää uhkia, joita voi esiintyä esimerkiksi laittomassa maahanmuutossa.

• Yhteystiedot – tarvitsemme näitä tietoja ottaaksemme sinuun yhteyttä sopimuksen (tilauksen) täytäntöön liittyen. Yleensä lähetämme sinulle s-postin ennen saapumista, johon on merkitty tilaamasi majoituspäivämäärä ja pikatiedot hotellista sekä s-postin poistumisesi jälkeen kysyäksemme palautetta palveluistamme.

• Luottokortin tiedot – tarvitsemme näitä tietoja jos meillä on majoituspalvelusopimuksemme puitteissa oikeus velvoittaa luottokortiltasi tietty summa tilaamasi palvelun maksamiseksi tai tehtyjen kulujen hyvittämiseksi.

• Tiedot henkilökohtaisista suosikeistasi – jos kysymme näitä tietoja, tai jos kerrot meille näitä tietoja itse, käytämme niitä tarjotaksemme sinulle parasta, toiveisiisi ja odotuksiisi vastaavaa palvelua.

• Keräämme tietoja tilaamistasi, käyttämistäsi ja maksamistasi palveluista My City Hotelissa.

Millä lainmukaisilla perusteilla käsittelemme tietojasi?

Tietojesi käsittelyssä tukeudumme eri lakiperusteisiin:

• Tarve luoda sopimuksellinen suhde tai täyttää kanssasi solmittu sopimus (tilaus)

• Tarve täyttää lain määräämiä velvoitteitamme (esim. asiakaskortin täyttäminen ja säilyttäminen 2 vuoden ajan, kirjanpitodokumenttien säilyttäminen 7 vuoden ajan)

• Tarve toteuttaa perusteltuja intressejämme, esim. johtaa yritystä ja toteuttaa liiketoimintaa; havainnoida lakirikkomuksia ja petoksia

• Tarve suojella sinun tai kenen tahansa muun henkilön intressejä (esim. luovuttamalla tietosi onnettomuustapauksessa ensihoitajille)

• Muulla lain sallimalla perusteella.

Asiakkaiden tietojen parissa toimivat My City Hotelin työntekijät ovat tietoisia henkilötietojen suojaperiaatteista sekä velvollisuudesta pitää ne salassa ja ovat vastuussa edellä mainittujen velvoitteiden rikkomisista.

Kenen kanssa jaamme tietojasi?

Emme jaa antamiasi tietoja kolmansien osapuolten kanssa, paitsi rajoitetuissa tilanteissa, jotka on kuvattu alla ja tilanteessa, jossa se on tässä yksityisyystiedotteessa kuvattujen tavoitteiden saavuttamiseksi tarpeellista:

• Palveluntarjoajat: voimme monia muiden yritysten tavoin tilata tietojen käsittelypalveluja luotettavilta kolmansilta palveluntarjoajilta, kuten IT- ja konsultaatiopalvelut;
• Julkiset viranomaiset ja valtion virastot: voimme jakaa tietojasi laitosten kanssa, jos olemme lain vaatimuksesta siihen velvollisia tai tietojen jakaminen on tarpeellista oikeuksiemme suojelemiseksi;
• Ammattilaisneuvojat ja muut: voimme jakaa tietojasi ammattilaisneuvojien kanssa kuten tilintarkastajat ja kirjanpitäjät.

Jos jaamme tietojasi yllä mainittujen osapuolten kanssa, takaamme tietojesi suojan meidän ja vastaavan osapuolen välillä solmittavalla tietojen käsittelysopimuksella.

Emme säilytä emmekä lähetä tietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolelle emmekä valtioihin, joista ei ole direktiivin 95/46/EY artiklan 25 kohdan 6 tai sen jälkeisasiakirjassa olevan määräyksen (EU) 2016/679 artiklan 45 kohdan 1 perusteella tehty päätöstä suojelun riittävyydestä.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme asiakaskortin tietoja velvoitteiden mukaisesti 2 vuotta kortin täyttämisestä (Matkailulaki).

Säilytämme kirjanpidollisia dokumentteja lain mukaisesti 7 vuotta dokumenttien luovutuksesta (Kirjanpitolaki)

Säilytämme luottokorttitietoja enintään 30 vuorokautta hotellista uloskirjautumisen jälkeen (Kansainvälisten korttijärjestelmien säätämä velvoite).

Jos olet antanut meille luvan suoramarkkinointiin, säilytämme yhteystietosi kunnes perut luvan.

Millaisia oikeuksia sinulla on tietoihisi liittyen?

Sinulla on tietokohteena seuraavat oikeudet:

1. Oikeus tutustua tietoihisi – sinulla on oikeus tietää, millaisia tietoja sinusta säilytetään ja miten niitä käsitellään.
2. Oikeus tietojesi korjaamiseen – sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi korjausta, jos ne ovat vääriä.
3. Oikeus tietojesi poistoon (”oikeus olla unohdettu”) – sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus vaatia, että poistamme henkilötietosi.
4. Tietojen siirtämisoikeus – sinulla on oikeus vaatia antamiesi tietojen siirtämistä sinulle luettavaan muotoon. Voit vaatia tietoja siirtämistä myös suoraan toiselle vastuussa olevalle käsittelijälle, mutta vain jos se on teknisesti mahdollista. Siirtämisoikeus on voimassa vain niihin tietoihin, joita käsittelemme suostumuksellasi tai kanssasi solmitun sopimuksen täyttämiseksi.

Jos sinulla on kysymyksiä tässä tiedotteessa tuoduista tiedoista tai haluat esittää hakemuksen tietokohteen oikeuksiesi toteuttamiseksi, ota meihin yhteyttä s-postiosoitteella killu@mycityhotel.ee.

Teemme parhaimpamme vastataksemme hakemukseesi ja toiveisiisi nopeasti ja ilmaiseksi, lukuun ottamatta tilanteita, joissa siihen liittyy suhteeton kulu. Jos et ole tyytyväinen antamaamme vastaukseen, voit esittää valituksen Andmekaitse Inspektsioonille (Tietosuojavaltuutetulle).

Evästeiden käytön periaatteet

Evästeiden käyttö

• Käyttäjien parempaa palvelua varten käyttävät My City Hotelli verkkosivut evästeitä eli cookies’eja.
• My City Hotelli kuuluvat verkkotunnukset voivat sisältää mm. elementin, joka tallentaa evästeet kolmansien henkilöiden nimissä.

Evästeistä kieltäytyminen

• Käyttäjällä on oikeus kieltäytyä evästeiden tallettamisesta tietokoneelleen. Tässä tapauksessa tilaajan on muutettava verkkoselaimensa asetuksia.
• Erityyppiset verkkoselaimet käyttävät evästeiden kieltämiseksi erilaisia menetelmiä. Tarkempaa tietoa löytyy verkkosivuilta http://www.allaboutcookies.org/.
• Evästeet estäessään on käyttäjän otettava huomioon, että kaikki verkkosivun toiminnot eivät sen jälkeen ole välttämättä enää käyttäjän käytettävissä.

Mikä on eväste eli cookie?

• Eväste on tekstitiedosto, jonka lähettävät ja tallentavat käyttäjän tietokoneeseen verkkosivut, joilla käyttäjä vierailee. Eväste tallennetaan käyttäjän verkkoselaimen tiedostoluetteloon. Mikäli käyttäjä on käynyt verkkosivuilla aiemmin, lukee verkkoselain evästettä ja lähettää vastaavan tiedon verkkosivulle tai elementille, joka evästeen alun perin tallensi. Lisätietoa evästeistä on saatavilla verkkosivuilla http://www.allaboutcookies.org/.
• Evästeiden avulla voidaan seurata verkkosivujen käyttötilastoja, otsikoiden suosiota ja muita verkkosivulla tehtäviä toimenpiteitä. Evästeistä saatavia tietoja käytetään verkkosivujen käyttömukavuuden ja sisällön

Verkkosivuilla käytettävien evästeiden tyyppejä

• Pysyvät evästeet ovat hyvin tärkeitä verkkosivuilla liikkumista ja sen toimintojen käyttämistä varten. Pysyvien evästeiden puuttuessa ei käyttäjä voisi käyttää kaikkia verkkosivujen toimintoja.
• Istuntokohtaiset evästeet auttavat verkkosivua muistamaan käyttäjän aiemmin tekemät valinnat (esimerkiksi käyttäjänimi, kielivalinta jne.) ja tarjoamaan sen avulla tehokkaampia ja henkilökohtaisempia toimintoja.
• Seurantaevästeet keräävät tietoja käyttäjän käyttäytymisestä verkkosivulla. Seurantaevästeestä saatavilla tiedoilla autetaan parantamaan verkkosivujen käyttömukavuutta.